Q. One Asia Lawyers Groupの内部通報制度は他社の内部通報制度Global Whistle-Blowing System（GWS）とどのような点が異なるのでしょうか。
A. One Asia Lawyers Groupにおいては、日本・アジアはもとよりグローバルにオフィス・提携事務所を有している強みを生かし、日本だけではなく、全世界において、外部機関における内部通報窓口として対応することが可能です。
対応は、電話、ファクス、メールなどの各種の通信手段における対応が可能であり、連絡を受けてアジアや全世界において迅速に面談を行うことも可能です。
また、日本語・英語のみだけではなく、各国におけるローカル言語にも対応しており、子会社の内部通報窓口としては実効性の高い体制の構築が可能です。
また、内部通報があった場合、初動の対応が非常に重要となるところ、One Asia Lawyers（GWS）内部通報制度においては、重要・緊急性の高い内部通報があった場合、内部通報に豊富な経験を有している弁護士が、初動の対応方法について、会議を設定させていただき、具体的な対応方針についての指針を決定いたします。
なお、初回の会議後、法的アクションが必要になった場合等は基本料金には含まれていませんが、その後もOne Asia Lawyers Groupおよび、その提携法律事務所の弁護士等が対応することで、連続性のある迅速な対応が可能となります。
Q. 内部通報をOne Asia Lawyers GWSが受領した場合、当社ではどの部門が窓口となったほうが良いでしょうか。
A. これは会社によって対応が異なる部分だと思われますが、内部通報制度のクライアント側の窓口については、一般的には本社の法務部・コンプライアンス部であることが多いかと存じます。
なお、グローバルの内部通報窓口の場合、現地法人の代表者とすることも可能ですが、現地法人の代表者が問題を本社に報告しない可能性があるため、現地法人の代表よりも、本社・統轄機能を有する部門が窓口となることが実務上多いかと存じます。
Q. 一般的に、内部通報はどの程度通報があるものなのでしょうか。内部通報が多く来過ぎて業務の支障にはならないでしょうか。他方、通報が利用されず、機能しないということはないでしょうか？
A. 一般的には業務に支障をきたすほどの内部通報がくることはなく、他方、内部通報制度がまったく来ないということもないかと存じます。
内部通報制度を導入するに際して重要なのことは、定期的に従業員に対し、内部通報制度の存在を周知徹底し、正しい内部通報制度の利用方法について教育・トレーニングすることで、その内部通報制度を従業員に正しく理解し、利用を促進することで、これにより適正な内容に絞られることで内部通報が多すぎること、少なすぎるということは起こりにくくなると考えています。
Q. 匿名での内部通報は可能でしょうか。
A. 可能です。
匿名での内部通報が可能であることは内部通報規則に定めるとともに、実際の通報があった場合に、通報者に対して匿名を希望するか否かを個別に確認したうえで、その後のインタビューなどの対応に進むことが推奨されます。
Q. 嫌がらせ目的や虚偽の内部通報が多数来ることで、業務の阻害になったりしないでしょうか。
A. 内部通報制度の趣旨・目的を明確に規則に定め、受理要件を設定し、それを教育・トレーニングなどを通じて周知徹底することにより、嫌がらせ目的・虚偽の内部通報を回避することが可能です。特に、内部通報制度の導入についてのセミナー・ウェビナーにおいては、内部通報を行っても良い内容、内部通報を行ってはならない内容を説明し、従業員に内部通報制度の趣旨への理解を深める必要があります。
さらに、内部通報制度の趣旨・目的に著しく反する内容の内部通報、いたずらに業務を妨害する目的の内部通報、明らかに虚偽の事実を申し立てる内部通報を行う通報者に対しては、罰則が与えられる可能性があることを規則に盛り込む必要もあります。
Q. 内部通報には個人情報が含まれると思われますが、そのような個人情報をどのように取り扱えば良いのでしょうか。例えば、シンガポールで行われた内部通報を、日本本社に共有しても良いのでしょうか？
A. 内部通報規則を、各法域の個人情報保護法に沿った形で策定し、それを周知徹底するとともに、個別の通報があった際に、個別に通報者から個人情報の取扱いについての同意を取得することで、適切に個人情報を取り扱う必要があります。
例えば、シンガポールで行われた内部通報を法域を超えて日本本社に共有する場合は、内部通報規則において明確に本社に共有する可能性があることを明記するとともに、実際に内部通報があった際に内部通報者からメールなどで個別の取得をとることで、内部通報者の個人情報を本社に共有するなどという取り扱いが必要となります。
Q. One Asia Lawyers Groupの拠点が存しない、アジア以外の法域（例えば、アメリカ、ヨーロッパ、中東、アフリカなど）も含めたグローバル内部通報制度の設置は可能なのでしょうか。
A. はい、アジア以外の地域においてもグローバル内部通報制度の構築支援は可能です。
One Asia Lawyers Group拠点を有しない法域（例えば、アメリカ、ヨーロッパ、中東、アフリカ等）においても、One Asia Lawyers Groupの提携法律事務所などとともに、グローバル内部通報制度の構築の支援が可能です。
また、それら各地の法律事務所を通じて、各法域の法令に準拠した形で内部通報規則・制度の運用を行うことが可能です。
